Kể từ năm 2011, quỹ học bổng RVN-Vallet, khu vực phía Nam đã áp dụng phương pháp đăng ký trực tuyến cho khối Đại học và sau Đại học, nhằm nâng cao tính minh bạch và tính chính xác trong khâu xét duyệt. Tất cả các ứng viên đủ điều kiện đăng ký như quy định trong thông báo gửi tới các trường có thể thực hiện đăng ký học bổng. Quy trình xét học bổng được chia thành 2 vòng:
Vòng 1: Đăng ký trực tuyến
Việc đăng ký trực tuyến được thực hiện qua hai bước:
- Bước 1: Đăng ký sơ bộ các thông tin cơ bản gồm Họ tên, Tên trường, Khối đăng ký (Đại Học hay Sau Đại Học), Nhóm đăng ký (nhóm A hay nhóm B), Email và Mật khẩu.
- Bước 2: Sau khi đăng ký sơ bộ, một Email xác nhận sẽ gửi cho email của ứng viên. Ứng viên sử dụng email và mật khẩu đã đăng ký để đăng nhập và bắt đầu điền các thông tin chi tiết.
- Ứng viên có thể đăng nhập vào trang thông tin chi tiết để thay đổi, cập nhật thông tin bất cứ lúc nào cần trong suốt thời gian trước hạn chót đăng ký trực tuyến. Lưu ý:
- Tất cả các ứng viên cần xác nhận đồng ý công khai các thông tin cá nhân (ngoại trừ email và số điện thoại) để tăng cường tính minh bạch và chính xác trong việc xét duyệt.
- Các ứng viên cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin vì đây là cơ sở để xét duyệt học bổng. Ứng viên chịu trách nhiệm về các thông tin này.
- Sau khi đăng ký, dựa trên thông tin mà sinh viên cung cấp, hệ thống sẽ tự tính điểm và xếp hạng sinh viên theo từng trường.
Cuối vòng 1, các hồ sơ hợp lệ sẽ được chọn. Chỉ những ứng viên được chọn mới tham gia tiếp vòng 2.
Vòng 2: Gửi hồ sơ gốc
Danh sách các ứng viên vào vòng 2 sẽ được thông báo trên trang web học bổng và gửi về các trường. Các ứng viên có tên gửi hồ sơ gốc về BĐH học bổng thông qua trường mình đang học hoặc đang công tác.
Hồ sơ gốc (gồm đơn đăng ký, tóm tắt đề cương nghiên cứu, kế hoạcg nghiên cứu, thư giới thiệu, bản sao chứng minh nhân dân, danh sách công trình công bố, …) được đặt trong phong bì ghi rõ họ tên, trường, khoa và mã số học viên. Các hồ sơ không ghi đầy đủ các thông tin yêu cầu sẽ bị loại. Mẫu hồ sơ có thể download tại trang web của quỹ học bổng.
Sau khi BĐH nhận được hồ sơ gốc, hồ sơ của các ứng viên hợp lệ (có đăng ký online và có đủ hồ sơ gốc) sẽ được đăng trên trang Kết quả tạm thời (chưa chấm điểm công trình). Khi đó việc cập nhật hay chỉnh sửa thông tin cá nhân cũng sẽ bị đóng lại.
BĐH chấm điểm công trình của các hồ sơ ở vòng 2. Sau khi BĐH công bố điểm thành tích, các ứng viên sẽ có thời gian là 1 tuần để thắc mắc hay khiếu nại về điểm thành tích của mình hoặc các ứng viên khác.
Lưu ý:
- Cách tính điểm xem ở mục tiêu chí: link
- Đối với mỗi công trình, ứng viên cần liệt kê thêm thông tin tạp chí của mình có thuộc danh sách ISI hay không và được xếp hạng nào trong danh sách SCImago. Ví dụ: công trình được đăng trên tạp chí Nature thì liệt kê thêm thông tin là (ISI-Q1)
- Các ứng viên được khuyến khích theo dõi các thông tin đăng ký của bản thân và của các ứng viên khác cùng trường. Nếu phát hiện sai sót xin vui lòng liên hệ ban điều hành học bổng theo địa chỉ Email: bdh-sdh@rvn-vallet.org. Việc giám sát của các ứng viên sẽ giúp cho quá trình xét duyệt của BĐH chính xác và minh bạch hơn.
- Thời gian cho từng mốc đăng ký, xét duyệt cụ thể sẽ được thông báo trên trang chính của quỹ học bổng để các ứng viên cùng theo dõi.
Ban điều hành quỹ Học bổng Vallet – Tổ chức “Gặp Gỡ Việt Nam”